Iniciar access

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

- Desde el botón Inicio  situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. 
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. 
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí. 

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar 

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir .

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos losnombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Macros

Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento cronológico usadas para economizar tareas; una macro no es más que un conjunto de instrucciones tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc., y que se almacenan en una ubicación especial por ejemplo en Microsoft Access observamos que hay una zona para crear macros, una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que al llamarse desde otra instrucción: borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas, extraerá su información de un log, entre otras cosas.

Formato De Mascara

Formato de máscaras de entrada

La expresión para el formato de máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;).

1)     Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999.

      Los caracteres que se pueden utilizar para definir la máscara de entrada se muestran más        adelante.

2)     Especifica si Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si se utiliza 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si se introduce 1 o se deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.

3)     Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puede utilizar cualquier carácter. Por ejemplo para mostrar un  asterisco, se escribe entre comillas ("*").

Se pueden definir máscaras de entrada mediante los siguientes caracteres:

______________________________________________________________________________

Carácter           Descripción

0                      Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [–] no permitidos).

9                      Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).

#                      Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el                  modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos                permitidos).

L                      Letra (A a Z, entrada obligatoria).

?                      Letra (A a Z, entrada opcional).

A                     Letra o dígito (entrada obligatoria).

a                      Letra o dígito (entrada opcional).

&                     Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C                     Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - /                        Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carácter                       depende del valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en                 el Panel de control de Windows).

<                      Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

>                      Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

!                       Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de                       mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara                                    siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación                        en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\                       Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal

                        (por ejemplo, \A  se muestra sólo como A).

Existe una máscara predeterminada: "Contraseña". Crea un control de entrada de contraseña, de manera que cualquier carácter introducido se almacena como el carácter pero se muestra como un asterisco (*).

Hoja de Datos

Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentación compacta de los datos, las hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para mostrar los datos del lado "varios" de una relación uno a varios. En este artículo se describe cómo se pueden agregar hojas de datos a los formularios de Office Access 2007.

Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de productos y todos los productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla Categorías representan el lado "uno" de la relación, mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría puede contener numerosos productos.

 El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.

 La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.

Crear Consultas De actualizacion Para Actualizar Los Valores De unaTabla Con los Campos De Otra

Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición.
Para crear una consulta de actualización:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla que queremos actualizar.
Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:

A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas.
En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar.
En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.
La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresión basada en campos del origen, también podría ser un parámetro.
Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.
La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está actualizando.
Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la condición de búsqueda.
Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. Si la consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda [Código postal] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [código postal] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizará el campo código postal al valor nulo en los registros donde código postal sea igual a cero.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta columna se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6)
Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono . Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en él la provincia del alumno y como la mayoría de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia.
En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Población.
También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizará, para calcular la expresión, los valores antes de la actualización. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería [precio] * 1,1 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualización. Por ejemplo supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el número de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podríamos crear una consulta para actualizar ese campo con las horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedará la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo horas del curso en el que está matriculado el alumno, por eso habría que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedaría así: