Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.
- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.
- Desde el icono de Access 2010del escritorio.
Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.
Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar
- Pulsar la combinación de teclasALT+F4.
- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir .
1.2. La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos losnombres de los diferentes elementosy será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento cronológico usadas para economizar tareas; una macro no es más que un conjunto de instrucciones tales como «borrar archivo», «añadir registro», etc., y que se almacenan en una ubicación especial por ejemplo en Microsoft Access observamos que hay una zona para crear macros, una macro en Access trabajando para una base de datos podría ser un archivo que al llamarse desde otra instrucción: borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas, extraerá su información de un log, entre otras cosas.
La expresión para el formato de máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;).
1)Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999.
Los caracteres que se pueden utilizar para definir la máscara de entrada se muestran más adelante.
2)Especifica si Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si se utiliza 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si se introduce 1 o se deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.
3)Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puede utilizar cualquier carácter. Por ejemplo para mostrar unasterisco, se escribe entre comillas ("*").
Se pueden definir máscaras de entrada mediante los siguientes caracteres:
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [–] no permitidos).
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).
# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dígito (entrada obligatoria).
a Letra o dígito (entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carácter depende del valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de control de Windows).
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal
(por ejemplo, \Ase muestra sólo como A).
Existe una máscara predeterminada: "Contraseña". Crea un control de entrada de contraseña, de manera que cualquier carácter introducido se almacena como el carácter pero se muestra como un asterisco (*).
Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentación compacta de los datos, las hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para mostrar los datos del lado "varios" de unarelación uno a varios. En este artículo se describe cómo se pueden agregar hojas de datos a los formularios de Office Access 2007.
Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de productos y todos los productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla Categorías representan el lado "uno" de la relación, mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría puede contener numerosos productos.
El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.
La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.
Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición.
Para crear una consulta de actualización:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla que queremos actualizar.
Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.
La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresión basada en campos del origen, también podría ser un parámetro.
Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.
La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está actualizando. Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la condición de búsqueda. Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. Si la consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda [Código postal] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [código postal] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizará el campo código postal al valor nulo en los registros donde código postal sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta columna se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono . Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en él la provincia del alumno y como la mayoría de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia.
En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Población.
También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizará, para calcular la expresión, los valores antes de la actualización. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería [precio] * 1,1 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualización. Por ejemplo supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el número de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podríamos crear una consulta para actualizar ese campo con las horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedará la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo horas del curso en el que está matriculado el alumno, por eso habría que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedaría así:
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Agregar controles a un formulario
Algunos controles se crean automáticamente, como el control dependiente que se crea cuando se agrega al formulario un campo del panel Lista de campos. En la vista Diseño, se pueden crear muchos otros controles mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.
Nota Muchas de las herramientas del grupo Controles son accesibles únicamente mientras esté abierto el formulario en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
Determinar el nombre de una herramienta
Sitúe el puntero del mouse sobre la herramienta.
Access muestra el nombre de la herramienta.
Utilizar asistentes para controles
Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está seleccionada la opción Utilizar asistentes para controles, haga clic en ella para seleccionarla. Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes para controles de modo que no esté seleccionada esta opción.
Crear un control mediante las herramientas del grupo Controles
Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación.
En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y, a continuación, arrastre el puntero del mouse en la cuadrícula de diseño del formulario para crear un control con el tamaño deseado.
Si seleccionó Utilizar asistentes para controles y el control que está colocando tiene asociado un asistente, este asistente se iniciará y le guiará para configurar el control.
Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo de la siguiente manera:
Haga clic en el control para seleccionarlo.
Sitúe el puntero del mouse sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .
Haga clic y arrastre el control hasta la ubicación deseada.
Si usa un Asistente para controles, puede que el asistente contenga pasos para ayudarle a enlazar el control a un campo. En caso contrario, mediante este procedimiento se crea un control independiente. Si el control es del tipo que puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificación), es preciso especificar un nombre de campo o una expresión en el cuadro de la propiedad Origen del control para que se muestren los datos. Para ver las propiedades de un control, seleccione el control y, a continuación, presione F4. Para obtener más información, vea la sección
Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cómo deberá presentar los datos almacenados en el campo.
Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numéricos está el formato número estándar, moneda, etc., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc.
Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalización de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genérica cualquiera de esos símbolos:
Símbolo
Significado
(espacio)
Muestra espacios como caracteres literales.
"ABC"
Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.
!
Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha.
*
Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.
\
Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas.
[color]
Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
Mascara de Entrada:
Puede utilizar la propiedad MáscaraDeEntrada (InputMask) para crear una máscara de entrada (en ocasiones denominada "plantilla de campo") que utilice caracteres de visualización literales para controlar cómo se especifican los datos en un campo o un control. Por ejemplo, la siguiente máscara de entrada requiere que todas las entradas de número de teléfono contengan exactamente los dígitos suficientes para constituir un código de área y un número de teléfono y que sólo puedan especificarse números en cada espacio vacío. Solamente se podrán rellenar estos espacios.
Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. La configuración de la propiedad Máscara de entrada (InputMask) está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) más caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede escribirse en el espacio en blanco en esa posición. Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda.
Puede establecer la propiedad Máscara de entrada en la vista Diseño de una tabla, consulta o formulario. En la mayoría de los casos, probablemente desee establecer la propiedad del campo en la vista Diseño de la tabla. De esta forma, la máscara de entrada se aplica automáticamente al campo en la vista Diseño de la consulta y a los controles de un formulario o informe dependiente de ese campo. No obstante, en algunos casos es posible que desee establecer la propiedad en la vista Diseño de la consulta o en la vista Diseño del formulario. Por ejemplo, puede que desee omitir la máscara de entrada en una tabla pero incluirla en un cuadro de texto. Asimismo, si está utilizando un control independiente, deberá establecer la propiedad Máscara de entrada en la vista Diseño del formulario.
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
MASCARAS DE ENTRDA
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Un ejemplo de mascara de entrada es:Título:
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo
Una base de datos o tam,bien llamado banco de datos (su abreviacion generalmente BD) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, actualmente la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada.
CONCEPTOS RELACIONADOS
SGBD: Los sistemas de gestión de bases de datos (en inglés database management system, abreviado DBMS) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización.
Bases de datos estáticas Son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.
Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.
INTERFAZ
Interfaz es el medio que se utiliza para comunicar dos procesos o dispositivos. Por ejemplo para conectar un iPod con la computadora se conecta a la interfaz USB.
Primeramente para empezar a trabajar en micosoft access se tiene que dar click en el icono de microsoft office access, despues click en base de datos en blanco, par guardar se pone un nombre y se guarda en una carpeta anteriormente ya creada, y para empezar a trabajar en este programa se busca el icono crear tabla. Despues en la pestaña Hoja de datos dar click en Nuevo Campo, despues dar click en Elemento y se tandra que poner un nombre al elemento que se quiere poner en la tabla y asi se rellenaran cada una de las celdillas de esta. y al pulsar intro pasaremos al tipo de datos, por defecto nos pone texto.
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla
situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. 
Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
.
El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.
La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.
El 
. Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla. 
. 
.
